Bókhaldskerfi og fjárhagskerfi | Microsoft Dynamics AX

Vignir Grétar Stefánsson
440 9600

Kerfi sem opnar notendum leið að betri upplýsingum

Microsoft Dynamics AX hentar flestum fyrirtækjum, hvort heldur þau starfa í framleiðslu, dreifingu eða þjónustu. Microsoft Dynamics AX er staðlað bókhaldskerfi sem hægt er að sníða eftir þörfum hvers fyrirtækis og laga að breyttum aðstæðum. 

Microsoft Dynamics AX bóhhalds- og fjárhagskerfi hentar bæði meðalstórum og stórum fyrirtækjum.  Microsoft Dynamics AX bókhaldskerfi hentar einnig vel þeim fyrirtækjum sem eru með rekstur í mörgum löndum. 


Ummæli viðskiptavinar
Ég skil ekki hvernig fyrirtæki geta farið í gegnum vottun án þess að vera með svona frábært kerfi eins og HRM mannauðskerfið í Dynamics AX.
  • Ragnhildur Vigfúsdóttir, deildarstjóri starfsþróunar hjá Landsvirkjun

Tollkerfið í Microsoft Dynamics Ax er notað við tollafgreiðslu á innflutningi.

Aðflutningsskýrslur eru sendar til tollafgreiðslu með SMT-skeyti og svör frá Tollstjóra móttekin á sama hátt. Ef fyrirtæki sér ekki sjálft um tollafgreiðslu á sínum innflutningi nýtist Tollkerfið samt vel til að tryggja rétt birgðavirði á vörum í sendingu. 

Við tollafgreiðslu sendingar (tollskýrslugerð) er hægt að skrá allan kostnað sem tengist sendingu, bæði erlenda vörureikninga og flutningsreikninga. Við bókun tollskýrslunnar er þessum kostnaði ásamt tollum og gjöldum dreift á vörur sendingarinnar og rétt birgðavirði innhreyfinganna þannig tryggt. Um leið uppfærast skuldir við birgja, flutningsaðila og tollstjóra. 

Þegar Tollkerfið er tekið í notkun eru sett upp ýmis grunngögn, svo sem tollskrá, gjaldaskrá, umbúðagjaldaskrá, afhendingarskilmálar, tollflokkar o.fl. upplýsingar frá Tollstjóra. Þessi grunngögn eru notuð við villuprófun og útreikning tolla og gjalda í tollskýrslu. Þeim er auðvelt að halda við þegar breytingar verða á tollskrá, tollgjöldum, tollflokkun landa eða öðrum gögnum hjá Tollstjóra. 

Fullkomin tenging er á milli Tollkerfisins og annarra Microsoft Dynamics AX kerfa sem tryggir að ekki þarf að tvískrá upplýsingar.

Launakerfið heldur utanum launaútreikning m.a. fyrir starfsmenn á tímakaupi, mánaðarlaunum og stjórnarlaun.

Launakerfið er í notkun hjá fyrirtækjum í ýmsum atvinnugreinum, meðal annars flestum orkufyrirtækjum landsins. Advania hefur mikla reynslu af þjónustu, smíði og viðhaldi launakerfa. Launakerfið er fullkomlega samhæft öðrum einingum Dynamics AX, t.d. mannauðsstjórnun og verkbókhaldi þar sem m.a. er hægt að nálgast tímaskráningar starfsmanna beint inn í launakerfið. Kerfið tengist einnig öðrum tímaskráningarkerfum. Til eru sérhæfðir launateningar (OLAP viðskiptagreind) sem gefa góða yfirsýn yfir ýmsar launaupplýsingar.

Af hverju Dynamics AX launakerfi? 

  • Samhæft öðrum einingum Dynamics AX, engar tvískráningar 
  • Mikill sveigjanleiki, til dæmis við uppsetningu launaútreikninga og launaseðla. 
  • Prufuútreikningar og forprentanir launaseðla sem lágmarka villur við launavinnslu 
  • Allar gerðir launauppgjöra, svo sem mánaðar, viku eða fyrirframgeidd laun 
  • Einsleitt umhverfi fyrir notendur Dynamics AX, styttri aðlögunartími 
  • Miklir möguleikar á niðurbroti og framsetningu upplýsinga og skýrslugerð 
  • Mikill sveigjanleiki í uppsetningu launa- og frádráttarliða 
  • Hægt er að skilgreina mismunandi snið á launaseðli fyrir marga starfsmannahópa 
  • Margar sjálfstæðar færslubækur 
  • Mikill sveigjanleiki í skýrslugerð t.d. brjóta niður á víddir 
  • Tengingar við Mannauðsstjórnunarkerfið í Dynamics AX T
  • engingar við fjárhagskerfið í Dynamics AX og önnur bókhaldskerfi 
  • Tengingar við verkbókhald í Dynamics AX 
  • Tengingar við bankakerfið vegna útborgana 
  • Rekjanleiki á færslum/breytingum Kerfið heldur utanum veikindi og fjarvistir 
  •  Samhæfing við viðskiptakerfið auðveldar eftirlit og yfirsýn stjórnenda. 
  • Skýrslugerðartól, notandi getur sjálfur hannað skýrslur 
  • Flutningur upplýsinga yfir í Excel mjög einfaldur 

Advania býður upp á hýsingu og keyrslu á launum fyrir fyrirtæki.

Forsölulausn og OWAS vöruhúsalausn


Forsölulausn

Advania Mobile er lausn fyrir sölumenn sem gerir þeim kleift að flýta og auka öryggi gagnaskráningar, en um leið veita viðskiptavinum meiri og betri þjónustu.

Kerfið byggir á nettum en öflugum handtölvum eða farsímum, sem sölumenn nota við starf sitt, en eina skilyrðið er að tækin noti Windows CE eða Windows Mobile stýrikerfin. Advania Mobile geymir allar þær upplýsingar sem sölumaðurinn þarf til að sinna sínu starfi og hjálpar honum að gera það á sem fljótlegastan og um leið skilvirkastan hátt. Sölumaðurinn þarf ekki að skrá pantanir við komu í hús, en pantanirnar eru sendar í viðskiptakerfið á meðan hann er á ferðinni. Þannig má segja að sölumaðurinn sé ávallt við skrifborðið.

Aukin skilvirkni

Notkun Advania Mobile tryggir skilvirkara söluferli, þar sem sölumenn eyða ekki dýrmætum tíma í að fylla út pappíra, en allar pantarnir eru skráðar beint inn í HugAx Mobile. Sölupantanir eru sendar yfir í viðskiptakerfið með reglulegu millibili yfir GPRS eða 3G samskipti, þannig að sölupöntun er komin í úrvinnslu þótt að sölumaðurinn sé enn á ferðinni.

Réttar upplýsingar

Advania Mobile sendir ekki eingöngu sölupantanir yfir í viðskiptakerfið heldur eru upplýsingar um breytingar í birgðastöðu eða á viðskiptamönnum einnig uppfærðar með reglulegu millibili. Sölumaðurinn getur því verið öruggur um að varan sé til á lager.

Skipulögð vinnubrögð

Söluleið dagsins er skipulögð í stjórnendahluta kerfisins, en hægt er að stilla af hvern notanda, t.d. leiðaskipulag, heimild til að breyta afsláttum og verðum, o.fl. Sölumaður hefur frelsi til að bæta við og breyta leiðaskipulaginu, en hann getur flett upp viðskiptamönnum í gegnum viðskiptamannaskrá.


OWAS stendur fyrir Online Warehouse Automation System og er vöruhúsakerfi fyrir Dynamics AX.

Kerfið var þróað af Advania fyrir um 10 árum síðan, en í maí 2009 kom út fjórða kynslóð af kerfinu fyrir Dynamics AX 2009.

Kerfið samanstendur af Dynamics AX kerfiseiningu (e. module) og handtölvulausn, en aðalmarkmið lausnarinnar er að tryggja að öll gögn í Dynamics AX séu eins rétt og mögulegt er, þannig að starfsfólk á skrifstofunni og starfsfólk í vöruhúsinu sé ávalt að vinna með sömu gögn. Þessu er náð fram með því að hafa handtölvurnar tengdar við Dynamics AX í gegnum þráðlausa nettengingu í vöruhúsinu, en öll gögn eru geymd í Dynamics AX gagnagrunninum. Kerfið vinnur mjög náið með stöðluðum Dynamics AX einingum, m.a. birgðaeiningunni.

Aðgerðir

Kerfið styður alla helstu verkferla í vöruhúsum: 
  • Tínslu (e. picking) og pökkun (e. packing) fyrir sölupantanir. 
  • Vörumóttaka (e. receiving) og frágangur (e. put away) í vöruhús. 
  • Tínslu (e. picking) og vörumóttöku (e. receiving) fyrir framleiðsluferli. 
  • Flutningur milli vöruhúsa (e. transfer). Talningar í vöruhúsi (e. counting). 
  • Áfyllingar (e. replenishment). 

OWAS hefur verið lengi í notkun og hefur lausnin verið þróuð að þörfum notenda. Notendur OWAS, sem greiða uppfærslugjald, geta aðlagað nýja virkni að sýnu kerfi án sérstakrar gjaldtöku, en þurfa þó að greiða fyrir þjónustu.

Sérkenni

OWAS er Dynamics AX kerfiseining, sem hefur eftirfarandi kosti í för með sér: 
  • Gögn eru uppfærð í rauntíma á milli OWAS og annarra eininga Dynamics AX. 
  • Stöðluð Dynamics AX virkni er til staðar í OWAS. 
  • Viðhalda þarf einu kerfi í stað tveggja. 
  • Engar brothættar keyrslur til að samræma gögn milli kerfa. 

Notendavænt viðmót í handtölvum, þar sem hægt að framkvæma eftirfarandi aðgerðir: 

  • Tínslu (e. picking) og pökkun (e. packing) fyrir sölupantanir. 
  • Vörumóttaka (e. receiving) og frágangur (e. put away) í vöruhús. 
  • Tínslu (e. picking) og vörumóttaka (e. receiving) fyrir framleiðsluferli.

OWAS Online Warehouse Automation System

  • Flutningur milli vöruhúsa (e. transfer). 
  • Talningar í vöruhúsi (e. counting). 
  • Límmiðaprentun (e. label printing).

Strikamerkingar og skönnun

  • OWAS notar í þessu tilliti hugbúnaðinn BarTender frá Seagull Scientific©. 
  • Mjög sveigjanlegur í uppsetningu og einstaklega traustur hugbúnaður. 
  • Allar handtölvur þurfa að vera með innbyggðum strikamerkjaskönnum.

Ávinningur

Ávinningur notenda er margþættur, en eftirfarandi eru einna stærstir: 
  • Markvissari vinnubrögð við alla vörumeðhöndlun. 
  • Betri nýting rýmis – ABC greiningu beitt. 
  • Nákvæmari afhendingar. 
  • Minna pappírsflóð. 
  • Minni rýrnun í vöruhúsi. 
  • Hraðari afgreiðsla. 
  • Nákvæmar upplýsingar um staðsetningu allra vörueininga. 
  • Rauntímavinnsla við meðhöndlun pantana, tínslu, vöruhreyfingar og afhendingar. 
  • Lægri þjálfunarkostnaður.

Microsoft Dynamics AX 2009 innheimtukerfið eykur skilvirkni við innheimtu á útistandandi kröfum viðskiptavina.

Kerfið er þróað af Advania og er nú fáanlegt fyrir Microsoft Dynamics AX 2009. Markmið kerfisins er að bæta reikningagerð og innheimtu. Innheimtukerfið tengist öllum helstu bankastofnunum landsins og færir bankastarfsemina nær notandanum. Um er að ræða öfluga viðbót við viðskiptavinakerfi Microsoft Dynamics AX sem er samhæfð öðrum kerfiseiningum eins og fjárhag-, sölu- og verkbókhaldi.

Notandi hefur innheimtu í eigin hendi og getur sjálfur útbúið kröfu og greiðsluseðil. Bankastarfsemi færist stöðugt nær notendum, hvort sem þeir eru fyrirtæki eða einstaklingar. Innheimta reikninga eða viðskiptakrafna fer oftast í gegn um banka á einhvern hátt.

Af hverju Dynamics AX 2009 Innheimtukerfi?

  • Innheimtukerfið er fáanlegt fyrir allar helstu bankastofnanir landsins 
  • Innheimtukerfið er samhæft öðrum einingum í Dynamics AX s.s. sölu-, viðskipta- og fjárhagskerfum. 
  • Kröfur eru sendar rafrænt til viðskiptabanka notanda til innheimtu eða greiðslu í bankakerfinu. 
  • Yfirlit yfir Gjöld/vexti sem fallið hafa á kröfuna. 
  • Greiðslufærslurnar frá bönkunum eru færðar inn í fjárhagsbókhaldið ásamt kostnaði og vöxtum og jafnaðar út þar sem sjálfvirk jöfnun fer fram. 
  • Leyfðar innáborganir á kröfur. Ef kröfur hafa verið greiddar framhjá Innheimtukerfinu eru þær felldar sjálfvirkt niður við næstu sendingu í bankann. 
  • Yfirlit yfir skuldastöðu viðskiptavina samkvæmt viðskiptavinabókhaldi. 
  • Valmöguleiki hvernig greiðsluseðill lítur út og hvað birtist á honum. 
  • Yfirlit yfir útsenda greiðsluseðla, reikningsyfirlit. Yfirlit yfir ógreiddar kröfur sem sendar hafa verið til innheimtu. 
  • Reiningur á greiðsluseðli þá prentast greiðsluseðill um leið og sölupöntun er bókuð 
  • Birtingakerfi bankannna, hægt er að sjá reikninginn í heimabankanum undir Rafræn skjöl. 
  • Samskipti við innheimtuþjónustur á Íslandi. 
  • Krafan er lifandi þó svo hún fari í innheimtuþjónustu.

Reikningur á greiðsluseðli

Advania býður einnig upp á lausn sem nefnist Reikningur á greiðsluseðli. Þessi lausn gerir notendum kleift að skrifa út greiðsluseðil um leið og reikningur er bókaður í sölukerfi. Við það verður til kröfubunki í Innheimtukerfinu sem er síðan sendur til bankans í lok dagsins.


Birtingakerfi bankanna

Þegar kröfur eru sendar í bankann er einnig hægt að senda birtingaskrá með og birtist þá greiðsluseðillinn í heimabanka viðskiptavinarins.

 

Kerfið er þróað af Advania og komin er komið út í fjórðu kynslóð, nú fyrir Dynamics AX 2009

Kerfið er öflug viðbót við lánardrottnakerfi Dynamics AX, sem tengir skannaðar myndir af reikningum og fylgiseðlum við færslur og gerir samþykkt reikninga markvissari og sveigjanlegri. Markmið lausnarinnar er að bæta rekjanleika færslna, minnka pappírsflæði og tryggja markvissari vinnubrögð við skráningu, samþykkt og greiðslu reikninga.

Skönnunarferlið

Aðgerðir

  • Skönnun reikninga og fylgiseðla. 
  • Skráning reikninga, tenging skannaðra mynda og færslur merktar samþykkjendum. 
  • Samþykkt (eða höfnun) reikninga - ástæður höfnunar skráðar. 
  • Bókun og greiðsla samþykktra reikninga.

Sérkenni

  • Myndir tengdar reikningi eru aðgengilegar frá öllum tengdum fjárhagsfærslum. 
  • Einfalt að skipta reikningi upp milli deilda, fjárhagslykla, samþykkjenda o.s.frv.. 
  • Samþykktarsaga og ástæðuskráning geymd í kerfinu. 
  • Innlestur OCR línu og SPAN reikninga. 
  • Vefviðmót fyrir samþykkjendur (Enterprise Portal).
  • Einfalt og skilvirkt fyrir notendur.

Ávinningur

  • Markvissari vinnubrögð við meðhöndlun reikninga.
  • Enginn pappír og allir reikningar á sínum stað. 
  • Samþykkt reikninga tekur skemmri tíma. 
  • Markviss yfirferð reikninga – meira öryggi. 
  • Góð yfirsýn á framvindu og stöðu reikninga m.t.t. samþykkta og eindaga.