Skjalastjórnun og utanhald mála í fullkomnu málakerfi | Skjalakerfi og málakerfi

Gísli Ragnar Ragnarsson
440 9361

S5 er öflugt skjalakerfi og málakerfi

S5 Skjöl og mál er notendavænt skjala- og málakerfi, sem hentar fyrirtækjum sem leggja áherslu á samræmd vinnubrögð við skjalastjórnun, auðvelt aðgengi að skjölum og gott skipulag á rekstri mála og erinda.

S5 Skjöl og mál er sveigjanlegt kerfi þar sem auðvelt er að skilgreina mismunandi mála- og skjalategundir og útbúa margvíslegar sýnir á gögn.  Hægt er að tengja skjöl tilteknum málum og auk þess skrá og geyma skjöl á skipulegan hátt án tengingar við mál. Þannig getur kerfið nýst fyrst og fremst sem skjalakerfi, sem málakerfi eða sem skjala- og málakerfi eftir því hvar áherslurnar liggja.

S5 Skjöl og mál er veflausn og því aðgengilegt öllum skilgreindum notendum sem aðgang hafa að veraldarvefnum. Viðmót kerfisins er notendavænt og auðvelt er að læra á það.

Í S5 Skjölum og málum er meðal annars hægt að:

  • Skilgreina skjalalykil og málalykil og tengja skjöl og mál viðkomandi lykli
  • Stilla sjálfvirkar áminningar og þannig koma í veg fyrir að mál tefjist að óþörfu eða dagi uppi
  • Útbúa aðgangsstýrðar möppur fyrir geymslu og útgáfustýringu skjala
  • Stýra aðgangi niður á einstök skjöl og mál, svo sem ef um er að ræða trúnaðarmál
  • Tengja skjöl við mál, en skjöl geta verið hvers kyns tölvutæk skjöl, svo sem ritvinnsluskjöl, ljósmyndir, hljóð, hreyfimyndir og skönnuð skjöl
  • Halda utan um útgáfusögu skjals og aðgangur að eldri útgáfum
  • Halda utan um inn- og útsendan tölvupóst tengdan málum og skjölum
  • Stofna skjöl í kerfinu beint út frá ritvinnsluskjali eða með því að senda tölvupóst á kerfið
  • Leita eftir öllum skráningaratriðum í málum og skjölum og framkvæma orðaleit í fylgiskjölum

Ávinningur af því að nota S5 Skjöl og mál er margvíslegur

  • Skjöl eru ávallt tiltæk og aðgengileg þegar á þarf að halda
  • Betri yfirsýn yfir skjöl og mál
  • Minni hætta á að skjöl og þar með mikilvægar upplýsingar glatist
  • Samræmd vinnubrögð eru í útgáfustýringu og meðferð skjala
  • Meira öryggi og færri mistök í afgreiðslu mála og styttri afgreiðslutími
  • Auðveldara er að safna saman og halda utan um þekkingu og miðla til réttra aðila
  • Betri stjórnun og nýting á þekkingu
  • Betri þjónusta og aukið traust
  • Aukin framleiðni og minni kostnaður

Innleiðing og ráðgjöf

Hjá Advania starfa ráðgjafar með margra ára reynslu og víðtæka þekkingu á gæðamálum. Þeir veita aðstoð við innleiðingu kerfisins í samræmi við óskir og þarfir einstakra viðskiptavina.