16.1.2013 | Blogg

Ávinningur af notkun tímaskráningarkerfis er ótvíræður

advania colors line

Hjá Advania hafa verið þróuð tvö tímaskráningarkerfi, Bakvörður og Vinnustund. Kerfin eru ólík en leysa svipuð viðfangsefni þ.e. halda utan um viðveru og fjarveru  starfsmanna.
 
Bakvörður er fyrir fyrirtæki sem vilja hýsa og reka tímaskráningakerfi hjá sér. Vinnustund er hugsuð fyrir ríkisstofnanir, sveitarfélög og stærri fyrirtæki. Aðilar sem eru í einföldum rekstri geta tekið tímaskráningakerfi með skjótum hætti með að innleiða einfalda og veflæga útgáfu af Bakverði sem kallast Bakvörður xpress.

Sparnaður á tíma og fjármunum

Ráðgjafar Advania hafa mikla reynslu af innleiðingu og rekstri þessara kerfa og reynsla þeirra sýnir að í öllum fyrirtækjum, bæði stórum og smáum, hefur innleiðing á slíkum kerfum margþættan ávinning. Vel heppnuð innleiðing á tímaskráningarkerfi gerir vinnuferla straumlínulagaðri og sparar bæði tíma og fjármuni. Meðal ávinnings af notkun má nefna eftirfarandi atriði. 

Yfirlit yfir mætingu og fjarveru í rauntíma

Hægt er að sjá hvaða starfsmenn eru mættir og hvenær þeir mættu. Ef starfsmaður er fjarverandi er hægt að sjá hvenær hann er væntanlegur til baka til vinnu.

Aðgengilegt yfirlit yfir mætingu og fjarverur

Starfsmenn geta skoðað eigin skráningar, lagt fram óskir um sumarfrí eða aðra fjarveru og skoðað hversu marga daga þeir eiga inni í sumarfríi.

Aukin framleiðni

Með því að skrá verkupplýsingar í kerfið verða starfsmenn meðvitaðri um í hvað þeir eru að verja vinnutímanum. Það leiðir af sér aukin afköst og að auðveldara er að forgangsraða verkefnum.

Nákvæmara yfirlit yfir útskuldun og verkefnastöðu

Tímaskráningarkerfi má nýta til að koma upplýsingum inn í verkbókhaldskerfi til frekari úrvinnslu eða til að senda út reikninga til viðskiptavina vegna útseldrar vinnu.

Minni pappírsvinna og betra aðgengi að upplýsingum

Stjórnendur geta yfirfarið og staðfest tímaskráningar hvar og hvenær sem er í stað þess að fá útprentað yfirlit einu sinni í mánuði.

Tengingar við önnur kerfi

Rafræn samskipti á milli upplýsingakerfa stytta tíma við úrvinnslu, minnka hættu á villuskráningum og spara þannig peninga. 

Rétt skilgreining í upphafi skiptir miklu

Mikilvægt er að skilgreina fyrirfram hvaða verkefnum kerfinu er ætlað að taka á, því flest tímaskráningarkerfi gera meira en að skrá upplýsingar um hvenær starfsmenn stimpla sig inn og út. Boðið er upp á mismunandi skráningarlausnir. Algengt er að stimpilklukka sé staðsett á vinnustaðnum, en einnig er hægt að stimpla í tölvunni, símanum eða í spjaldtölvunni. Það er því ekkert vandamál að halda utan um viðveruna þó starfsmaðurinn sé á ferð og flugi. Að framansögðu er ljóst að tímaskráningakerfi geta fært fyrirtækjum mikinn ávinning en eins og áður segir er mikilvægt að skilgreina vel í upphafi hvernig setja skal þau upp.

TIL BAKA Í EFNISVEITU