18.6.2013 | Blogg

Hver stjórnar vinnudeginum, þú eða Outlook?

advania colors line

Outlook er án efa eitt öflugasta póstforritið í dag, en það getur auðveldlega truflað mann við vinnuna og tekið öll völd í dagsins önn. Hér eru nokkur góð ráð um hvernig þú getur tekið völdin af Outlook og stjórnað tímanum þínum sjálf(ur).

Láttu dagatalið opnast fyrst

Með því að hefja daginn í Calendar færðu betri yfirsýn yfir verkefni dagsins og veist hvernig dagurinn lítur út.
Þú breytir stillingunum svona: Velur File og þar velur þú Options. Þá opnast nýr gluggi og þar velur þú Advanced og finnur valmöguleikann Start Outlook in this folder og með því að velja Browse færð þú valmöguleikann Calendar.




Slökktu á tilkynningum um nýjan póst

Margir truflast af því að fá endalausar tilkynningar um að nýr póstur hafi borist. Slökktu á skilaboðunum um að póstur hafi verið að berast svo að þú getir haldið áfram að einbeita þér að því verkefni sem þú ert að vinna í. Þú slekkur á tilkynningunum svona:

Velur File og þar velur þú Options. Þá opnast nýr gluggi og þar velur þú Mail og finnur þú fjóra valmöguleika fyrir tilkynningar um póst (Message Arrival). Með því að fjarlægja hakið úr þeim öllum hefur þú slökkt á öllum tilkynningum.


Lestu póstinn á ákveðnum tíma vinnudagsins

Ef þú slekkur á tilkynningum um nýjan póst þá færðu vinnufrið. Mikilvægt er líka að setja sér tímamörk hve lengi þú vinnur í verkefni og hvenær þú skoðar nýja pósta. Vinnudagurinn gæti litið svona út fyrir hádegi.

 

09:00 - 09:10        Fá  yfirsýn yfir verkefni dagsins í dagatalinu 
09:10 - 09:30 Flokka nýjan póst
09:30 - 11:30 Vinna í verkefnum dagsins 
11:30 - 11:50 Flokka nýjan póst

Með þessu færðu frið til að vinna verkefni dagsins.


Notaðu Quick Steps

Þegar ég fer í gegnum póstinn minn þá nota ég Quick steps eða flýtilykla til að vera fljótari að vinna úr pósti. Ég nota aðallega flýtileiðir sem ég hef stofnað í Quick steps:
  • Create task, búa til verkefni
  • Create appointment, búa til fundarboð eða færslu í dagbók
  • Move to folder, færa í möppu

Nýir flýtilyklar eru stofnaðir með því að smella á Create New í Quick Steps valmyndinni sem er sýnd hér að ofan. Með flýtilyklum er ég eldfljótur að afgreiða póstinn minn eftir því hvort ég þurfi að stofna verkefni (task), boða fund eða færa póst í möppu.  Ef ég get ekki svarað póstinum eða lokið málinu á tveimur mínútum þá stofna ég verkefni eða boða fund, allt eftir því hvað við á. Ef ég næ að ljúka málinu á tveimur mínútum eða minna þá sendi ég póstinn í geymslumöppu með Quick Steps flýtilyklunum.


Afgreiddu póstinn

Ekki opna póstinn, lesa yfir hann og skilja hann eftir án aðgerða. Þú þarf að ákveða hvað á að verða um póstinn þegar þú opnar hann. Getur þú svaraða honum strax og klárað málið? Þarftu að stofna verkefni til að ljúka málinu eða þarftu að boða fund til að ljúka því?


Hafðu innhólfið tómt

Ef þú afgreiðir póstinn með þessum hætti getur þú tæmt innhólfið þitt. Allir póstar verða annað hvort verkefni, fundir eða afgreiddir þannig að þú getur flutt þá í möppu sem gæti t.d. heitið geymsla. Það er mjög góð tilfinning að hafa tómt innhólf og vera búinn að finna stund og stað fyrir öll verkefni.

 

Viðtal Hildu Jönu Gísladóttur við Hermann Jónsson um notkun Outlook og OneNoteí Tæknihorni Advania í Föstudagsþætti N4

TIL BAKA Í EFNISVEITU