20.11.2013 | Blogg

Alvöru ávinningur með sjálfsafgreiðslu á vefnum

advania colors line
Vinnumálastofnun(VMST) hefur opnað nýjan endurbættan þjónustu- og skráningarvef sem ber heitið Mínar síður. Á vefnum geta atvinnuleitendur skráð umsókn sína um atvinnu og atvinnuleysisbætur, fylgst með þróun sinna mála í atvinnuleit og átt í samskiptum við starfsfólk stofnunarinnar. Þetta er mikið notuð lausn, sem dæmi má nefna að í október síðastliðnum notuðu 744 manns Mínar síður á vef VMST. Fyrir notendur er áþreifanlegasta breytingin sú að nú er umsóknarformið aðeins ein síða en var áður heilar fimmtán síður. 
 

Af hverju nýr þjónustu- og skráningarvefur

Við efnahagshrunið 2008 margfaldaðist atvinnuleysi á stuttum tíma. Þúsundir nýrra viðskiptavina þurftu á þjónustu VMST að halda og hún annaði ekki þessum mikla fjölda. Umsóknir um atvinnuleysisbætur voru skráðar inn handvirkt, ferlið var seinvirkt og bauð upp á mistök.  

Brugðist hratt við fordæmalausum aðstæðum

Grípa varð til aðgerða og var einfalt umsóknarkerfi sett á vef VMST. Tilgangurinn var sá að geta aðstoðað þann mikla fjölda sem missti vinnuna á fyrstu mánuðum hrunsins. Mikið var lagt upp úr því að afgreiðsla umsókna drægist ekki. 
 

Bætt nýting fjármagns

Þróun þjónustuvefsins varð mjög hæg á næstu fjórum árum enda gafst ekki tími til að þróa hann undir því mikla álagi sem stofnunin var undir. Árið 2013 var kominn stöðugleiki í nýskráningu atvinnulausra og þá var ákveðið að þróa vefskráningarkerfið. Eftirfararandi markmið voru höfð til hliðsjónar: 
  • Betri nýting fjármagns og hagræðing með aukinni sjálfvirkni og einfaldari verkferlum  
  • Bætt eftirlit með nýtingu fjármuna hins opinbera
  • Þjónusta viðskiptavini betur og hraðar 
  • Auðvelda viðskiptavinum að setja inn upplýsingar 
  • Auðvelda fólki að nota kerfið með góðum leiðbeiningum á íslensku, ensku og pólsku
  • Auðvelda starfsmönnum VMST að sinna viðskiptavinum og finna störf við þeirra hæfi
  • Greið samskipti á milli vefskráningakerfis og annarra kerfa stofnunarinnar

Notendur settir í fyrsta sæti

Sjá gerði notendaprófun sem skilaði leiðarvísi fyrir verkefnið.  Þegar þarfagreining lá fyrir var óskað tilboða.  Gengið var til samninga við Advania en vefumsýslukerfið LiSA þótti henta afar vel. Stofnunin býr við mjög breytilegt lagaumhverfi og gerir LiSA kerfið okkur auðvelt að bregaðast hratt við breytingum. 

Gerum hlutina betur og hraðar

Verkefnið fólst í að að leysa betur þau verkefni sem eldri útgáfan af Mínum síðum gerði. Vefskráningarferlið var gert notendavænna og útliti vefsins var breytt.  Dregið var úr stofnanamáli, framsetning þjónustu einfölduð og vefurinn gerður notendavænni. 
 

Verkefnahópur starfsmanna Vinnumálastofnunnar vann þétt með starfsmönnum Advania í að gera nýjan endurbættan þjónustu- og skráningarvef á vef Vinnumálastofnunnar sem ber heitið Mínar síður. Í verkefninu tókst að virkja öll svið stofnunarinnar þar sem tekið var tillit til sem flestra þátta þjónustunnar við atvinnuleitendur. Áherslan var að virkja grasrótina og tryggja það að sýn viðskiptavinarins og starfsmannsins skili sér í afurðinni.

Verkefnahópur starfsmanna Vinnumálastofnunnar vann þétt með starfsmönnum Advania í að gera nýjan endurbættan þjónustu- og skráningarvef á vef Vinnumálastofnunnar sem ber heitið Mínar síður. Í verkefninu tókst að  virkja öll svið stofnunarinnar þar sem tekið var tillit til sem flestra þátta þjónustunnar við atvinnuleitendur.  Áherslan var að virkja grasrótina og tryggja það að sýn viðskiptavinarins og starfsmannsins skili sér í afurðinni.  Frá vinstri Eva Dögg Bergþórsdóttir, Sveinn Sveinsson, Þorbjörg Bjarnadóttir, Margrét Kr. Gunnarsdóttir, Margrét Lind Ólafsdóttir, Ásgerður Jóhannesdóttir, Gerður Gestsdóttir, Ingveldur Guðjónsdóttir, Óðinn Baldursson, Hákon Róbert Jónsson (Advania), Karl Sigurðsson og Arnór Ólafsson (Advania).

 

Lagt af stað

Tíu manna verkefnahópur starfsmanna VMST kom að verkefninu og dekkaði hann flest starfssvið stofnunarinnar.  Verkefnið hófst 1. mars 2013 og frá og með 17. apríl var fundað á hálfs mánaða fresti með Advania.  Starfsmenn VMST skiptu með sér verkum og funduðu sín á milli og skiptust á upplýsingum rafrænt. Þegar stutt var liðið á framkvæmd verkefnisins var ákveðið að útvíkka það þannig að samskiptamöguleikar kerfisins voru auknir enn frekar.

Farsæl framkvæmd á allan hátt

Það er óhætt að segja að verkefnið hafi klárast með farsælum hætti og að margt hafi áunnist. Helstu breytingar voru eftirfarandi: 

Stórbætt viðmót og aðgengi
Útlit og flokkaskipan vefsins einfaldað - auðveldara að rata um vefinn 
Umsókn um atvinnu og atvinnuleysisbætur er komin á eina síðu í stað 15 áður  
Leiðbeiningar í bólutextum dregur úr þörf á aðstoð starfsmanna 
Óskir um atvinnu og upplýsingar um starfsreynslu er valið úr stöðluðum fellilistum
Tilkynningar um villur í skráningu birtast strax en ekki í lok skráningar eins og áður
Notkun viðhengja auðvelduð 
Skilið er á milli umsóknar um atvinnu og atvinnuleysisbóta

Aukið öryggi

Innskráning notenda fer nú fram með íslykli sem eykur öryggi í rafrænum samskiptum 
Allar breytingar  eru rekjanlegar á starfsmenn VMST og tölvur

Bætt samskipti 

Senda má öllum atvinnuleitendum skilaboð í gegnum Mínar síður 
Einfalt er fyrir viðskiptavin að koma skilaboðum til VMST í gegnum síðuna
 

Niðurstaðan felur í sér margvíslegan ávinning

Verkefninu lauk formlega 9. september síðastliðinn og fól í sér mikla breytingu fyrir viðskiptavini og starfsfólk VMST.  Viðmótið er notendavænt og  auðveldar skráningu, atvinnuumsókn, vinnumiðlun, skráningu og afgreiðslu atvinnuleysisbóta. Auðveldara er að sjá stöðu umsóknar, orlofs og tekjuáætlun. Samskipti verða liprari og viðskiptavinir geta komið athugasemdum á framfæri milliliðalaust. 

Betri nýting fjármuna

Fjárhagslegur ávinningur af kerfinu er ótvíræður.  Kerfið auðveldar eftirlit og felur í sér aukna sjálfsafgreiðslu.  Það minnkar þörf á þjónustu starfsfólks, dregur úr hringingum, bréfasendingum og komum vegna erfiðleika í skráningu. 

Lærdómur af verkefninu

Starfsmenn eru mjög ánægðir með nýju Mínar síður og spenntir fyrir frekari framþróun.  Reglulegir verkefnafundir með Advania voru árangursríkir og þar sannaðist máltækið að glöggt er gests augað. Með því að virkja öll svið stofnunarinnar í verkefnahóp var tekið tillit til sem flestra þátta þjónustunnar við atvinnuleitendur.  Áherslan var að virkja grasrótina og tryggja það að sýn viðskiptavinarins og starfsmannsins skili sér í afurðinni.  

Skýr framtíðarsýn

Vinnumálastofnun vill auka rafræna stjórnsýslu og er frekari þróun Minna síðna fyrirhuguð.  Mikill ávinningur er í útfærslu samskiptaþátta þar sem tilkynningar fara milli aðila.  Framtíðarmarkiðið er ánægður viðskiptavinur, sáttur starfsmaður og upplýst samfélag.


 

TIL BAKA Í EFNISVEITU