22.1.2014 | Blogg

Hvers vegna gæðakerfi?

advania colors line






Í kjölfar efnahagshrunsins horfa íslensk fyrirtæki nú meira inn á við og skoða hvernig þau geta hagrætt og gert hlutina betur. Tilgangur gæðakerfa er einmitt að koma í veg fyrir tvíverknað og sóun. Samkvæmt upplýsingum á vef International Organization for Standardization (ISO.org) hafa Íslendingar áttað sig á þessu. Þar kemur fram að fjöldi vottaðra fyrirtækja hér landi hefur farið vaxandi frá árinu 2006. Það vekur athygli að á milli áranna 2011 til 2012 á sér stað risastökk í fjölda vottaðra fyrirtækja.


 
Gæðakerfi ganga út á að kortleggja ferli sem lýsa starfsemi fyrirtækisins þannig að allir starfsmenn vinni í takt. Af þessu leiðir að mun styttri tíma tekur að þjálfa nýtt starfsfólk. Mistökum og kvörtunum fækkar þar sem starfsmenn þekkja ferlin. Þetta leiðir af sér aukna ánægju viðskiptavina. Skjölun er komið í fastar skorður þannig að starfsmenn hafa aðgang að viðeigandi upplýsingum og skjalfesta afrakstur vinnunar eftir því sem þörf krefur. Með innleiðingu gæðakerfa er komið á menningu í fyrirtækjum sem gengur út á að gera stöðugt betur til að hámarka ánægju viðskiptavina og hagnað fyrirtækisins.

Gætum þess að innleiðing gæðakerfis missi ekki marks

Þegar fyrirtæki ákveða að fá gæðavottun og vinna eftir tilheyrandi gæðastöðlum og verklagi þarf að leggja í mikla vinnu. Stór hluti er skrásetning vinnu- og gæðaferla. Stundum fer þó þannig að enginn vill bera ábyrgð á því að viðhalda skjölunum og gæðastjóri situr einn uppi með það verkefni. Það getur leitt til þess að gæðastjórinn skráir ferli og verklagsreglur sem reynast í ósamræmi við það verklag sem starfsmenn nota í raun og veru sem aftur veldur því að þeir vilja ekki vinna eftir hinu skrásetta ferli.  Innleiðing gæðakerfis missir í framhaldinu marks, og þá er betra heima setið en af stað farið.  

Mikilvægt að vinna náið með samstarfsfólki 

Fyrirtæki hafa margvíslegan ávinning af því að beita gæðaferlum í starfsemi sinni og því er mikilvægt að leysa úr þeim vandamálum sem lýst er hér að ofan. Með því að setja upp skjalastjórnunarkerfi fyrir skjöl gæðahandbókarinnar er ábyrgðin skilgreind. Þá er tilgreint hver er eigandi skjala og hvar það hefur áhrif á starfsemi fyrirtækisins. Þannig er tryggt að allir sem hafa með verklagið að gera komi að útgáfu skjalsins og breytingum á því. Eigandi skjalsins þarf að þekkja verklagið mjög vel og vinna náið með fólkinu sem vinnur eftir skjalinu. Einnig er brýnt að skilgreina hverjir þurfa að þekkja skjalið og vera upplýstir ef breytingar verða á skjalinu. 
 

Hvernig vill Advania vinna að rekstri gæðakerfa?

Hjá Advania höfum við þróað Sharepointlausn sem styður ákveðið vinnulag sem við teljum áhrifaríkt við að viðhalda gæðakerfi og tryggja ávinning af innleiðingu þess. Við nýtum þessa lausn sjálf og köllum hana Gæðaheima. Í Gæðaheimum er bæði haldið utan um skjöl gæðakerfis sem og þjálfunarmál starfsmanna. Markmiðið er að lausnin sé einföld í notkun og tryggi að sem flestir starfsmenn komi að viðhaldi og rekstri gæðakerfisins. 

 

Ábyrgðin er flutt til eiganda skjala

Í Gæðaheimum vista eigendur skjala þau inn kerfi í samráði við gæðastjóra. Ef skjölum hefur ekki verið breytt í tiltekinn tíma fær eigandi skjalsins tilkynningu um að komið sé að endurskoðun skjalsins. Hann getur valið um að framlengja gildistíma skjals án breytinga eða breytt skjalinu, sent það til hlutaðeigandi starfsmanna  í rýni og samþykkt. Í kjölfar uppfærslunnar fá þeir starfsmenn sem eiga að vinna eftir skjalinu, tilkynningu um að skjalinu hafi verið breytt og að þeir þurfi að kynna sér breytingarnar.  

Á einfaldan hátt má kalla fram yfirlit yfir hvort  starfsmenn hafi kynnt sér ný og breytt gæðaskjöl sem þeir eiga að nýta sér í sínum störfum. 


Með því að tryggja upplýsingaflæði á réttum stöðum, höfum við með hjálp Gæðaheima ,komist á þann stað að allir starfsmenn vita núna hvaða skjöl þeir eiga að þekkja og vinna eftir. Það er forsenda þess að gæðakerfið virki, að ferlarnir styðji við starfsfólkið og hjálpi því að vinna saman á sem fljótlegasta og áhrifaríkastan hátt svo viðskiptavinurinn fái sem besta þjónustu. Það er svo sannarlega margt unnið með því. Eftir hverju ertu að bíða? Núna er einmitt rétti tíminn til að taka gæðastjórnun í gagnið.

Stutt myndband um helstu virkni í Gæðaheimum Advania

 

 

TIL BAKA Í EFNISVEITU