Blogg - 15.5.2018 14:06:00
Verkþættir sem stela tíma
Sífellt fleiri stjórnendur í íslensku atvinnulífi átta sig á ávinningnum af því að leysa tímafrek og síendurtekin verkefni með sjálfvirkum leiðum. Mikil eftirspurn er eftir aðstoð við að sjálfvirknivæða reglulega ferla sem krefjast fyrirhafnar starfsfólks í viðskiptum- og þjónustu.
Sífellt fleiri stjórnendur í íslensku atvinnulífi átta sig á ávinningnum af því að leysa tímafrek og síendurtekin verkefni með sjálfvirkum leiðum. Mikil eftirspurn er eftir aðstoð við að sjálfvirknivæða reglulega ferla sem krefjast fyrirhafnar starfsfólks í viðskiptum- og þjónustu.
Íslensk fyrirtæki fjárfesta því í auknum mæli í hugbúnaði og lausnum til að leysa þessi verkefni sjálfvirkt. Með slíkri fjárfestingu má ná fram kostnaðarhagræðingu og skapa svigrúm fyrir starfsfólk fyrirtækja til að verja meiri tíma í virðisaukandi athafnir. Sérfræðingar Advania hafa öðlast mikla reynslu af að leiðbeina stjórnendum fyrirtækja við sjálfvirknivæðingu svo fyrirtækin geti einbeitt sér að sinni kjarnastarfsemi.
En eftir hverju er að slægjast með sjálfvirknivæðingu ferla?
Með harðnandi samkeppni á innlendum mörkuðum eru fyrirtæki undir stöðugum þrýstingi um að hagræða rekstrinum. Fyrirtækin standa betur að vígi ef þau styðjast við lausnir sem spara starfsmönnum tíma og fyrirhöfn við reglubundna verkþætti. Reynslan sýnir að auka megi framleiðni hvers starfsmanns um 5-15% með því að gera honum kleift að sinna frekar virðisaukandi verkum. Starfsfólk getur þá varið vinnutíma sínum í að hámarka nýtingu þeirra tækja og tóla sem fyrirtækin hafa aðgang að, í stað tímafrekra verkþátta sem leysa má með sjálfvirkum hætti.
Tökum dæmi af tíu manna framleiðslufyrirtæki í matvælaútflutningi. Vegna mikilla anna stendur stjórnandi fyrirtækisins frammi fyrir þeirri ákvörðun að þurfa að ráða starfsmann til að sinna umsýslu við útflutning vörunnar. Mikill tími fer í að fylla út skýrslur, afla tilskilinna leyfa og sjá um pappírsvinnu. Með fjárfestingu í sjálfvirknivæðingu, sem kostar um það bil 5-10% af árslaunum eins starfsmanns, getur fyrirtækið sparað og haldið áfram að fást við sitt sérsvið.
Dæmið er nokkuð lýsandi fyrir raunveruleg viðfangsefni sem stjórnendur í íslensku atvinnulífi fást við. Ef litið er til stærri fyrirtækja með fleiri starfsmenn verður ávinningurinn af því að sjálfvirknivæða síendurtekna og tímafreka verkþætti enn meiri.
Ráðgjafateymið Advania Advice sérhæfir sig í að leiða stjórnendur í gegnum ýmsar breytingar svo sem stafræna þróun og sjálfvirknivæðingu. Ráðgjafarnir virðisgreina verkferla fyrirtækja eftir aðferðafræðum LEAN til að straumlínulaga reksturinn og útrýma sóun. Ráðgjafateymið mælir meðal annars fjölda endurtekninga ferla til að komast að því hvort það sé þess virði að sjálfvirknivæða þá. Nauðsynlegt er að geta reiknað út hversu mikið hagræði fæst af því að ráðast í að umbreyta verkþáttum. Greiningarvinnan getur leitt í ljós að í sumum tilvikum sé það bara alls ekki þess virði. Ráðgjafarnir koma í leiðinni að breytingastjórnun fyrirtækjanna til að innleiða ný vinnubrögð í sátt og samlyndi við mannauðinn.
Árangurinn af slíkri vinnu leiðir gjarnan til skilvirkari vinnubragða, meiri ánægju starfsfólks og minni fjarvista. Dæmin sýna allt að 30% framlegðaraukningu fyrirtækja. Það er því eftir miklu að slægjast með því að útrýma tímafrekum verkefnum sem hagkvæmara er að leysa í stafrænum heimi.
Höfundar:
Svavar H. Viðarsson stjórnendaráðgjafi Advania Advice og Heiðar Karlsson forstöðumaður viðskiptaþróunar Advania.
Íslensk fyrirtæki fjárfesta því í auknum mæli í hugbúnaði og lausnum til að leysa þessi verkefni sjálfvirkt. Með slíkri fjárfestingu má ná fram kostnaðarhagræðingu og skapa svigrúm fyrir starfsfólk fyrirtækja til að verja meiri tíma í virðisaukandi athafnir. Sérfræðingar Advania hafa öðlast mikla reynslu af að leiðbeina stjórnendum fyrirtækja við sjálfvirknivæðingu svo fyrirtækin geti einbeitt sér að sinni kjarnastarfsemi.
En eftir hverju er að slægjast með sjálfvirknivæðingu ferla?
Með harðnandi samkeppni á innlendum mörkuðum eru fyrirtæki undir stöðugum þrýstingi um að hagræða rekstrinum. Fyrirtækin standa betur að vígi ef þau styðjast við lausnir sem spara starfsmönnum tíma og fyrirhöfn við reglubundna verkþætti. Reynslan sýnir að auka megi framleiðni hvers starfsmanns um 5-15% með því að gera honum kleift að sinna frekar virðisaukandi verkum. Starfsfólk getur þá varið vinnutíma sínum í að hámarka nýtingu þeirra tækja og tóla sem fyrirtækin hafa aðgang að, í stað tímafrekra verkþátta sem leysa má með sjálfvirkum hætti.
Tökum dæmi af tíu manna framleiðslufyrirtæki í matvælaútflutningi. Vegna mikilla anna stendur stjórnandi fyrirtækisins frammi fyrir þeirri ákvörðun að þurfa að ráða starfsmann til að sinna umsýslu við útflutning vörunnar. Mikill tími fer í að fylla út skýrslur, afla tilskilinna leyfa og sjá um pappírsvinnu. Með fjárfestingu í sjálfvirknivæðingu, sem kostar um það bil 5-10% af árslaunum eins starfsmanns, getur fyrirtækið sparað og haldið áfram að fást við sitt sérsvið.
Dæmið er nokkuð lýsandi fyrir raunveruleg viðfangsefni sem stjórnendur í íslensku atvinnulífi fást við. Ef litið er til stærri fyrirtækja með fleiri starfsmenn verður ávinningurinn af því að sjálfvirknivæða síendurtekna og tímafreka verkþætti enn meiri.
Ráðgjafateymið Advania Advice sérhæfir sig í að leiða stjórnendur í gegnum ýmsar breytingar svo sem stafræna þróun og sjálfvirknivæðingu. Ráðgjafarnir virðisgreina verkferla fyrirtækja eftir aðferðafræðum LEAN til að straumlínulaga reksturinn og útrýma sóun. Ráðgjafateymið mælir meðal annars fjölda endurtekninga ferla til að komast að því hvort það sé þess virði að sjálfvirknivæða þá. Nauðsynlegt er að geta reiknað út hversu mikið hagræði fæst af því að ráðast í að umbreyta verkþáttum. Greiningarvinnan getur leitt í ljós að í sumum tilvikum sé það bara alls ekki þess virði. Ráðgjafarnir koma í leiðinni að breytingastjórnun fyrirtækjanna til að innleiða ný vinnubrögð í sátt og samlyndi við mannauðinn.
Árangurinn af slíkri vinnu leiðir gjarnan til skilvirkari vinnubragða, meiri ánægju starfsfólks og minni fjarvista. Dæmin sýna allt að 30% framlegðaraukningu fyrirtækja. Það er því eftir miklu að slægjast með því að útrýma tímafrekum verkefnum sem hagkvæmara er að leysa í stafrænum heimi.
Höfundar:
Svavar H. Viðarsson stjórnendaráðgjafi Advania Advice og Heiðar Karlsson forstöðumaður viðskiptaþróunar Advania.