Breyttar áherslur í mannauðsmálum - hvað lærðum við af 2020?

Hvað höfum við lært um ráðningaferli á árinu 2020? Hvernig tókust fyrirtæki á við áskoranir ársins og hvernig ætla þau að nýta þann lærdóm 2021? Hvernig aðlagast vinnustaðir breyttri menningu í ráðningum og hvernig verður vinnuframlag metið?

„Afsakið, krakkarnir voru að koma heim. Getum við tekið pásu í nokkrar mínútur?” Flestir kannast við svona samtöl við vinnufélaga eftir að heimurinn breyttist á svipstundu og fólk þurfti að koma sér upp vinnuaðstöðu á heimilum sínum. Nú mætum við í vinnuna en erum á staðnum í gegnum netið. Höldum netfundi í stað þess að hitta fólk, með tilheyrandi kostum og ókostum. Stór hluti af mannauði landsins hefur fengið þjálfun í því hvernig sinna megi vinnu, án þess að mæta á vinnustaðinn.

Vinnuveitendur hafa auglýst störf, unnið úr umsóknum, boðað í viðtöl og gengið frá ráðningu án þess að hafa nokkurn tímann hitt fólkið sem verið var að ráða. Frágangur á ráðningarsamningum og öðrum skjölum, þjálfun og koma fólki inn í öll tól og tæki, er nú oft á tíðum alfarið gert á netinu.

Starfsfólk hefur verið ráðið og unnið á vinnustaðnum svo mánuðum skiptir, án þess að hitta samstarfsfélaga nema þá eingöngu fyrir tilviljun í matarinnkaupum eða öðrum nauðsynjaferðum.


Þetta er stór breyting sem hefur átt sér stað með misjöfnum hætti eftir eðli vinnustaða en hún skapar ákveðnar áskoranir fyrir mannauðsfólk.


Eftir fjölmörg samtöl við mannauðsstjóra á Íslandi, listuðum við upp áskorunum sem hafa komið upp eftir árið 2020 og áherslunum sem hafa breyst:

1. Áherslur á stafrænar lausnir

Með réttu vali á stafrænum lausnum er hægt að straumlínulaga ráðningarferil og virkjun starfsfólks. Með þeim geta ráðningar alfarið farið fram með stafrænum hætti. Allt frá því að útbúa starfslýsingar, vinna úr umsóknum með vinnufélögum á netinu, bjóða umsækjendum í viðtal og halda viðtöl. Þá þarf að vera hægt að klára ráðninguna sjálfa, þ.e.a.s. útbúa, senda og skrifa undir öll skjöl rafrænt, hýsa þau á réttum stöðum og koma öllum öðrum þáttum í feril. Hvort sem það er þjálfun nýrra starfsmanna, kaup á búnaði, stofnun notenda í innri kerfum eða kynning fyrir öðru starfsfólki.

Þetta er misflókið eftir eðli vinnuveitanda. Sumir eru með háa starfsmannaveltu og þurfa að ráða nýtt starfsfólk fyrir tugi verslana í hverjum mánuði. Aðrir eru búnir að vera í miklum uppsögnum og sjá fyrir sér að ráða til baka fyrrum starfsfólk um leið og hjól atvinnulífsins fara að snúast af meiri krafti og þau hafa bolmagn til.

2. Aukin áhersla á persónuvernd og öryggi gagna

Þar sem flestir ferlar hafa nú verið færðir yfir á stafrænt form, hefur sömuleiðis vaxið áhersla á persónuvernd og öryggi gagna. Þeir sem bjóða upp á stafrænar vörur þurfa að bjóða upp á vinnslusamninga sem skýra hvernig unnið er með persónugreinanlegar upplýsingar og tryggja öryggi gagna sem er notað.

Viðkvæmar upplýsingar tengdar mannauðsmálum eru nýttar í mun meira magni í gegnum stafrænar þjónustur. Í stað þess að eiga eingöngu heima á fundum milli vinnuveitanda og starfsmanns, og pappír sem geymdur er í læstum skápum ef þörf er á.

3. Vellíðan vinnustaðarins, skoðanakannanir og starfsmannasamtöl

Aukin áhersla hefur verið lögð á að mæla vellíðan starfsfólks. Nafnlausar vinnustaðakannanir hafa vaxið ásmegin og starfsmannasamtöl sem boðuð eru með reglubundnum hætti hjá vinnuveitendum eru að verða nýja normið. Því stjórnendur hafa áttað sig á því að það er virði fólgið í því að taka reglulega stöðuna um líðan, vinnuálag og starfsþróun. Þetta stuðlar að aukinni ánægju og árangri starfsfólks.

4. Öryggi starfsmanna og viðskiptavina

Tveggja metra bil, grímunotkun, spritt og skipting á vinnuhólfum var ein af áskorunum mannauðsfólks. Bregðast þurfti við yfirlýsingum frá þríeykinu og ráðherra með stuttum fyrirvara, til að tryggja að starfsfólk fyndi fyrir öryggi. Starfsfólk var óöruggt með hvað mátti og mátti ekki. Taka þurfti mikið af erfiðum ákvörðunum með stuttum fyrirvara, þar sem verið var að túlka nýjar reglur. Þetta hefur komið á nýjum verkferlum og hugarfari sem snýr að því hvernig miðla eigi upplýsingum af þessu tagi til starfsfólks. Einnig hvaða kerfi og lausnir séu heppilegastar til þess sem og hvaða starfsfólk innan vinnustaðarins eigi að vera í hópum sem taka þessar ákvarðanir. Ljóst er að starfsfólk hefur nú væntingar um að fá reglulega upplýsingar um hvernig staðan er á vinnustaðnum og hvernig sé hugað að öryggi.

5. Mannauður í leiðtogahlutverkum

Sífellt fleiri vinnuveitendur hafa nú mannauðsstjóra í æðstu stjórnum. Meira er lagt upp úr að taka gagnadrifnar ákvarðanir og sjá hvaða áhrif þær hafa á starfsfólk, starfsánægju, ráðningarþörf, gæði ráðningar og tíma sem tekur að ráða nýtt fólk. Aukin áhersla er á að mannauðsfólk sé að safna upplýsingum og gögnum á stafrænt form, og sýna þær ásamt öðrum stjórnendaupplýsingum þegar ákvarðanir eru teknar — í einu heildarsamhengi. Stjórnendur stóla nú einnig meira á rafræna ferla í móttöku nýs starfsfólks. Þar sem að mörg ferli voru áður óformleg, eins og að reyndari starfsmaður tók á móti nýjum starfsmanni, þurfa nú að vera skilgreindari ferlar til að nýtt starfsfólk fái góðar móttökur.

6. Sveigjanleiki

Margir vinnustaðir hafa tekið upp á því að leyfa starfsfólki að vinna heima að öllu leyti eða jafnvel hluta úr viku í bland við að mæta á vinnustaðinn. Starfsfólk stjórnar þá því hvenær þau mæta í og úr vinnu. Þetta hefur verið útfært með misjöfnum hætti. Algengt er að vinnustaðir sammælist um hvaða daga sé skyldumæting og hvenær það sé frjáls mæting. Þá má fólk í sumum tilfellum t.d. mæta fyrr eða seinna á vinnustaðinn og sleppa þannig við traffík.

Einhverjir hafa tekið upp samstillt dagatöl, þar sem ákveðið er á hvaða dögum og tímum megi bóka fundi, og utan þess tíma sé frjálst hvort unnið sé heima eða á vinnustaðnum.

Sveigjanleiki er einstaklingsbundinn og þannig standa stjórnendur frammi fyrir því að ákveða hvaða sveigjanleika vinnustaðurinn getur boðið upp á. Sumir vilja kannski eingöngu vinna heima en þá er spurning hvað tryggir árangur í verkefnum og á sama tíma ánægju starfsfólks.

Einnig þurfa stjórnendur að ákveða hvaða sveigjanleika eigi að bjóða upp á innan vinnudagsins. Ef einhver vill vinna 6-14 og annar 11-19, hvað er vinnustaðurinn tilbúinn til að gera til að mæta þörfum einstaklingsins?

Það vilja allir sveigjanleikann en það er verkefni mannauðs að búa til stefnu um það hvað er í boði sem þjónar þörfum vinnustaðarins og starfsfólks. Á sama tíma getur mikill sveigjanleiki gefið forskot í því hvað vinnuveitandi getur boðið starfsfólki.

7. Stemningsviðburðir á internetinu

Árshátíðir og jólaglögg á internetinu hefur fengið misgóðar undirtektir hjá starfsfólki - en óhætt er að fullyrða að ýmislegt hafi verið reynt í þeim efnum. Þessi áskorun bættist ofan á lista hjá flestu mannauðsfólki sem leysti verkefnið af með misgóðum hætti. Það er þó ljóst að búið er að prófa hverskonar viðburðir henta fyrir netfundi og hverjir eru það ekki.

8. Aðrar áskoranir

Fjölmargar aðrar áskoranir hafa komið upp. Mætingarismi (e. Presenteeism) var ekki óalgengur hjá starfsfólki. Fólk sem venjulega hefði tilkynnt sig inn veikt heima, mætti engu að síður í netspjall. Einmannaleiki og þunglyndi fór vaxandi. Aukning var í drykkju á áfengi og notkun ávanabindandi efna. Fjölmargir þurftu að takast á við fjöldauppsagnir - og jafnvel sjálfir sagt upp í kjölfar þeirra.

9. Fundamenning

Fundir voru einfaldir þegar allir mættu í sama herbergið. Þegar fólk hafði áttað sig á því hvernig Teams virkaði, urðu fundir of einfaldir í þeim skilningi að það var mjög auðvelt að hóa saman fólk við minnsta tilefni. Fyrir vikið varð of mikið af Teams fundum sem hefði mátt leysa í stuttu spjalli. En framundan er áskorunin sem felst í því að fundarfólk mun að öllum líkindum vera að hluta til saman í herbergi og heima hjá sér. Eða það sem verra er: öll á Teams fundi í opnu rými. Reynslan af fundum árið 2020 hefur kennt okkur að fundarmenning er að breytast og hvert teymi og vinnustaður þarf að ákveða sína fundarmenningu.

Hefur 2020 breytt mannauðsmálum?

Óhætt er að segja að 2020 hafi búið til fjölmargar nýjar áskoranir fyrir mannauðsfólk og að það hafi flýtt fyrir stafrænni byltingu á meðal vinnuveitanda. Ýmislegt mun ganga til baka en annað er komið til að vera.

Það sem mun skilja að góða vinnustaði frá öðrum, eru þeir sem tileinka sér tæknina með réttum hætti sem mun auka ánægju starfsfólks og viðskiptavina. Grafa grefur betur en 100 skeiðar.


Höfundar: Kristján Freyr Kristjánsson, framkvæmdastjóri 50skills og Guðríður Hjördís Baldursdóttir, vörustjóri hjá Advania.