23.4.2014 | Blogg

Rafrænir reikningar eru nú fyrir alla

advania colors line
Það má með sanni segja að rafrænir reikningar hafi verið í umræðunni frá því að upplýsingatæknin hóf innreið sína í rekstur fyrirtækja. Fyrir rúmum 20 árum gaf EDI félagið út bækling sem hét „Pappírslaus viðskipti“ Á þessum tíma var EDI félagið nýlega stofnað og aðstandendur þess voru vissir um að hinn pappírslausi heimur væri rétt handan við hornið. Þetta gekk þó ekki eftir á þeim hraða sem lagt var upp með. 

Ávinningur af notkun rafrænna reikninga

Margvíslegur ávinningur fylgir notkun rafrænna reikninga fyrir þá sem senda og taka á móti þeim: 

  • Flýtir fyrir skráningu gagna og fækkar skráningarvillum
  • Örugg rafræn viðskipti og hraðari vinnsla á pöntunum
  • Einfaldar ferla og bætir upplýsingagjöf

Lagaramminn fyrir rafræna reikninga er klár

Núna greiðir lagaumhverfið fyrir notkun rafrænna reikninga. Reglugerð nr. 505/2013 tekur á því hvernig rafræn skjöl eigi að vera þannig að móttakandi geti nýtt það í sínu bókhaldskerfi án þess að þurfa að eiga frumrit eða afrit á pappírsformi. 

 

Skýr hvati frá hinu opinbera

Það nægir þó ekki að stjórnvöld geri lagarammann skýran. Aðilar í viðskiptalífinu þurfa að sjá ávinning í að nýta sér rafræn viðskiptaskjöl. Fram til þessa hefur frumkvæði einstaklinga og fyrirtækja drifið þá hlið málsins áfram en nýlega gaf fjármálaráðuneytið út yfirlýsingu um að ríkið muni einungis taka við reikningum frá birgjum á rafrænu formi frá með 1. janúar 2015. Reykjavíkurborg sendi frá sér fréttatilkynningu á svipuðum nótum í mars síðastliðnum. 

Hvað þarf til að innleiða rafræna reikninga?

Þá má spyrja hvaða áhrif hefur þetta á hið dæmigerða íslenska fyrirtæki en meira en 90% þeirra eru með færri en 10 starfsmenn í vinnu. Flest stór fyrirtæki hafa þegar innleitt rafræna reikninga eða eru að vinna í slíkri innleiðingu. Hér á eftir eru gátlistar sem fyrirtæki og einyrkjar geta nýtt til að finna hentugustu lausnina til að senda ríkinu og helstu sveitarfélögum rafræna reikninga strax um næstu áramót.

Fyrir þá sem vilja núverandi bókhaldshugbúnað til að senda rafræna reikninga:

  • Athugaðu hvort bókhaldskerfið styður rafræna reikninga. Ef þitt fyrirtæki er með nýlega útgáfu af bókhaldshugbúnaði er líklegt að hann styðji rafræna reikninga eða geti gert það með minniháttar uppfærslu.
  • Tengdu bókhaldskerfið við skeytamiðlun. Það að bókhaldskerfið styðji rafræna reikninga er ekki nóg. Það þarf að setja upp tengingar við skeytamiðlun sem miðlar rafrænum reikningum á milli aðila. Einungis á að þurfa að tengjast einni skeytamiðlun en þær eiga að geta skipst á reikningum frá öllum fyrirtækjum. Mikilvægt er að fá þetta atriði staðfest áður en skeytamiðlun er valin.
  • Skráðu rafræn auðkenni þeirra sem vilja fá reikninga rafrænt. Oftast er þetta kennitala viðkomandi móttakanda.

Fyrir þá sem vilja senda reikninga rafrænt án þess að nota bókhaldshugbúnað:

  • Mörg fyrirtæki eru með eldri útgáfur af bókhaldskerfi sem er kostnaðarsamt að endurnýja miðað við væntan ávinning af notkun rafrænna reikninga. Þá er hægt að nýta rafrænar reikningagáttir en þar geta allir lögaðilar og einstaklingar skráð inn reikninga og sent þá til þeirra sem móttaka rafræna reikninga. 
  • Advania rekur slíka reikningagátt sem kallast Skúffan. Þetta er einföld leið en hún felur vissulega í sér handavinnu og tvíverknað. Þess má geta að flestar reikningagáttir bjóða að vista reikninga sem sniðmát sem endurnýta þegar reikningar eru skráðir og stofnaðir. Þessi leið hentar því öllum sem þurfa að koma reikningum til skila með rafrænum hætti,  líka þeim sem enn nota reikningablokkir sem fást í næstu ritfangaverslun.

Vantar þig ráðgjöf?

Það er því ljóst að allir geta tekið þátt í að rafvæða sína reikninga, kostnaður og flækjustig á ekki lengur að þvælast fyrir neinum. Ég vil því hvetja þá sem eiga eða reka fyrirtæki að kynna sér í tæka tíð hvaða leið hentar best. Ef þig vantar frekari upplýsingar eða aðstoð hafðu þá endilega samband og við hjálpum þér að finna lausn. Einnig eru upplýsingar um rafræna reikninga á vefnum okkar.

TIL BAKA Í EFNISVEITU