Skýrsla Ríkisendurskoðunar um Oracle kerfið fyrir íslenska ríkið liggur nú fyrir.

Skýrsla Ríkisendurskoðunar um innleiðingu á fjárhags- og mannauðskerfi Oracle fyrir íslenska ríkið liggur nú fyrir. 

Aðalatriðin eins og þau lúta að Advania og Oracle eru eftirfarandi.

• Þriðjungs verðmunur réði vali á þessar tilteknu lausn á sínum tíma
• Gæðamunur á lausnum var lítill sem enginn
• Rekstur og þjónusta við Oracle var innan samþykktra fjárheimilda Alþingis árin 2001-2011
• Ríkisendurskoðun telur heildarkostnað ríkisins við Oracle hóflegan
• Meginhluti stjórnenda hjá ríkinu er ánægður með kerfið og stærstu notendur sömuleiðis
• Fjármálaráðuneytið telur ávinning innleiðingarinnar ótvíræðan

Advania er stolt af þeim lausnum og þjónustu sem fyrirtækið hefur veitt hinu opinbera um langt árabil. Starfsfólk hefur unnið af heiðarleika og samviskusemi að viðamiklum verkefnum og lagt nótt við nýtan dag til að skila öflugum lausnum með ítrustu hagkvæmni og öryggi að leiðarljósi.

Innleiðing Oracle-lausna fyrir fjárhag og mannauð hjá íslenska ríkinu er eitt stærsta verkefni íslenskrar upplýsingatæknisögu. Verkefnið hefur að sjálfsögðu ekki gengið algjörlega hnökralaust, frekar en önnur UT-verkefni af þessari stærðargráðu, en ávinningur þess fyrir íslenska ríkið er ótvíræður.

Hér á eftir fara nokkrar staðreyndir um þetta verkefni. Þær eru allar úr skýrslu Ríkisendurskoðunar, að undanskildu áliti stjórnenda hjá Ríkisendurskoðun á kostnaði við verkefnið, en það kom fram á blaðamannafundi embættisins 31. október 2012, ásamt því sem vitnað er til tveggja rannsókna um afstöðu notenda fjárhagskerfa: önnur var gerð af alþjóðlega ráðgjafarfyrirtækinu McKinsey og hin af íslenska markaðsrannsóknafyrirtækinu Maskínu.

Oracle E-Business Suite í hnotskurn

Kerfið nefnist Oracle E-Business Suite og skiptist í fjóra lykilhluta sem allir tengjast innbyrðis; fjárhag, mannauð, vörustýringu og verkbókhald. Ríkisstofnanir sem nota Oracle-kerfið eru 213 talsins og hafa um 400 séraðlaganir verið þróaðar fyrir þær. Einnig heldur kerfið utan um 242 fjárlagaliði. Notendur eru um 16 þúsund. Kerfið þjónustar um 25 þúsund ríkisstarfsmenn.

Nokkur orð um Oracle

Oracle er stærsta hugbúnaðarfyrirtæki veraldar á sviði sérhæfðra lausna fyrir atvinnulífið. Fyrirtækið hefur um 115 þúsund sérfræðinga í vinnu. Yfir 65 þúsund viðskiptavinir fyrirtækisins nota Oracle E-Business Suite. Þar á meðal eru Alcoa, AT&T, Facebook, France Telecom, Fujitsu, Hyundai, LG Electronics, McDonald's, skoska ríkið, Toyota, Unisys og Virgin.

Tveggja ára undirbúningur

Ríkiskaup héldu opið útboð árið 2001 í kjölfar ákvörðunar ríkisins 1999 um að taka skyldi upp eitt samþætt fjárhags- og mannauðskerfi fyrir ríkið og allar stofnanir þess. Undirbúningur útboðsins tók tvö ár og ráðgjöf veittu meðal annars KPMG og PWC. Átta tilboð bárust, frá sex fyrirtækjum.

Þriðjungs verðmunur

Valið stóð að lokum milli Oracle frá Skýrr og SAP frá Nýherja. Í gæðamati voru kerfin metin áþekk, munurinn var 3% SAP í hag. Tilboð Skýrr var valið þar sem það fól í sér 31,5% lægra verð.

Kaupsamningur

Í kaupsamningi fjármálaráðherra og Skýrr var gert ráð fyrir 1.020 m.kr. stofnkostnaði við Oracle. Í reynd varð hann 41% hærri eða 1.433 m.kr., meðal annars vegna þess að innleiðingin dróst og þörf var á meiri þjónustu frá Skýrr en áætlað var. Jafnframt var talið nauðsynlegt að bæta við umtalsverðum fjölda af hugbúnaðarleyfum fyrir ríkisstofnanir, sem voru utan upprunalega útboðsins. Rekstur kerfisins var ekki hluti samningsins, enda var hann boðinn út sérstaklega.

Dómur Hæstaréttar

Útboð þetta og samningsferli var á sínum tíma kært af næstbjóðanda, Nýherja. Því máli lauk með dómi Hæstaréttar þar sem efnislega var fjallað um undirbúning, útboð og samning við Skýrr. Var ríkið sýknað af öllum kröfum. Ríkisendurskoðun hefur tekið undir þessa niðurstöðu og það mat að hnökrar á útboði hafi ekki verið nógu veigamiklir til að hafa áhrif á niðurstöðu þess.

Upplýsingagjöf 2004

2004 greindi fjármálaráðherra Alþingi frá Oracle og innleiðingu þess á ítarlegan hátt, ásamt helstu kostnaðarliðum. Þetta var gert í kjölfar fyrirspurnar Jóhönnu Sigurðardóttur um málið.

160 m.kr. í undirbúning

Í fjárlögum 2001, áður en til útboðs kom, var 160 m.kr. heimild til kaupa á „bókhalds- og mannauðskerfi“. Þessum 160 m.kr. var ætlað að standa straum af undirbúningi og gerð útboðsgagna. Þess má geta að Fjársýsla ríkisins (þá Ríkisbókhald) taldi á sínum tíma þörf á að minnsta kosti 800 m.kr. framlagi til verkefnisins.

Kostnaður hóflegur

Kristín Kalmansdóttir, sviðsstjóri stjórnsýslusviðs Ríkisendurskoðunar, segist ekki sjá að kostnaður við fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins hafi verið óhóflegur. Í skýrslu Ríkisendurskoðunar er bent á að rekstarkostnaður vegna Oracle á árinu 2011 nam 584 m.kr. Það ár greiddi ríkið 1.083 m.kr. í símakostnað og 1.657 m.kr. í rafmagn og hita. Sveinn Arason ríkisendurskoðandi segir Oracle-kostnað áþekkan kostnaði 12 sjúkrahúsa í Danmörku við sambærilegt verkefni. Rekstur fjárhagsupplýsingakerfis bankanna sé 15 milljarðar á ári.

Rekstur og þjónusta innan fjárheimilda

Heildarkostnaður ríkisins vegna Oracle var 5.864 m.kr. á tímabilinu 2001-2011. Heildarkostnaður ríkisins vegna kerfisins skiptist í stofn- og rekstrarkostnað. Stofnkostnaður 2001-2005 nam 1.536 m.kr., en rekstrarkostnaður 2001-2011 nam 4.326 m.kr. Fjármálaráðuneytið segir að á árunum 2001 til 2011 hafi samþykktar fjárheimildir Alþingis á fjárlögum til rekstur og þjónustu við kerfið verið samtals 4.968 mkr., en útgjöld 4.707 mkr. Munurinn er liðlega 5%. Fjármálaráðuneytið segir kerfið hafa stórlega bætt fjárhagsupplýsingar ríkisins við stjórnun og uppgjör.
 

Lækkandi rekstrarkostnaður

Rekstrarkostnaður á kerfinu hefur lækkað umtalsvert frá árinu 2009, vegna hagstæðra samninga ríkisins við Oracle og Skýrr og frystingu viðmiðunargengis árið 2008. Í skýrslu Ríkisendurskoðunar er bent á að þessi kostnaðarlækkun nemi um 20%, auk árlegri 2% hagræðingarkröfu frá 2012.
 

90% stjórnenda telja vandamál leyst

Í viðhorfskönnun Ríkisendurskoðunar meðal forstöðumanna hjá ríkinu kemur fram að 90% þeirra telji að vandamál við innleiðingu hafi verið leyst og að 70% telji virkni Oracle í miklu samræmi við þarfir sinnar stofnunar. Um helmingur svarenda er óánægður með skilvirkni kerfisins. Ríkisendurskoðun telur að óánægja með kerfið sé vegna skorts á markvissri fræðslu og þjálfun, jafnt stjórnenda sem sérfræðinga og almennra notenda, í kerfinu. Aðeins með þjálfun verði hægt að auka skilvirkni kerfisins og notagildi þess. Þúsundir notenda kerfisins hafa fengið fræðslu um það á mörg hundruð námskeiðum undanfarin ellefu ár.

Tölfræði um UT-verkefni

Í sameiginlegri rannsókn alþjóðlega ráðgjafarfyrirtækisins McKinsey og Oxford-háskólans, sem birt var í október 2012, kemur fram að stór verkefni á sviði upplýsingatækni fara að meðaltali 66% fram úr áætlun og 33% taka lengri tíma en fyrirhugað var. Skoðuð voru yfir 5.400 UT-verkefni til að fá sem skýrasta heildarmynd. McKinsey og Oxford nefndu það enn fremur í rannsókn sinni að 17% verkefna á sviði upplýsingatækni fari svo rækilega úr böndunum að þau ógna tilveru viðkomandi fyrirtækja. Rannsóknafyrirtækið Maskína gerði nýverið könnun um notkun á fjárhagskerfum og afstöðu til þeirra meðal stjórnenda hjá 400 fyrirtækjum hér á landi. Þar kom fram að 80% telja kerfi sín fullnægja núverandi bókhaldsþörfum vinnustaðanna meðan 20% voru óánægð. Helmingur svarenda kvað einfaldleika og notendavænt viðmót skipta mestu máli við val á kerfum meðan 9% nefndu gott verð og 8% góða þjónustu. Um 25% töldu vandkvæði við innleiðingu hafa verið í meðallagi og tæplega 25% sögðu vandamálin mikil.

Reynsla og þekking

Skýrr gerðist söluaðili Oracle á Íslandi nokkrum misserum áður en fyrirtækið lagði inn tilboð vegna fjárhags- og mannauðskerfis ríkisins 8. mars 2001. Ríkisendurskoðun bendir á það í skýrslu sinni að starfsfólk Skýrr hafi þótt reynslumikið á sviði uppsetningar og innleiðingar stórra fjárhagskerfa. Við innleiðinguna á Oracle hafi Skýrr jafnframt fengið aðstoð frá sænska fyrirtækinu VM DATA sem hafði mikla reynslu af uppsetningu og innleiðingu Oracle-kerfa og rekstri þeirra. VM DATA stýrði innleiðingunni á Oracle í upphafi og miðlaði þekkingu sinni til starfsmanna Skýrr og Fjársýslu ríkisins. Skýrr bar allan kostnað af þessari erlendu ráðgjöf.

Niðurlag

Að öllu samanlögðu er það væntanlega ljóst að þetta viðamesta verkefni íslenskrar upplýsingatæknisögu hefur verið unnið með ítrustu sjónarmið hagkvæmni í huga og kostnaður verið hóflegur. Oracle-lausnin er sú öflugasta sem völ er á og færustu sérfræðingar hafa innleitt hana hjá hundruðum ríkisstofnana. Verkefnið hefur ekki gengið alveg hnökralaust, frekar en önnur UT-verkefni af þessari stærðargráðu, en það hefur verið unnið af samviskusemi og natni.