Þegar gervigreind breytir daglegu starfi

Arna Gunnur Ingólfsdóttir
vörustjóri hjá veflausnum Advania

Gervigreind er ekki lengur eitthvað sem bíður okkar í framtíðinni. Hún er þegar farin að hafa áhrif á daglegt starf; hjálpar til við að skrifa texta, draga saman fundi, vinna úr gögnum og styðja við ákvarðanatöku. Fyrir mörg fyrirtæki snýst spurningin því ekki lengur um hvort eigi að nýta gervigreind, heldur hvernig eigi að gera það á skynsaman og ábyrgan hátt.

Þegar ný tækni verður hluti af vinnudeginum breytist ekki bara hvernig við vinnum heldur líka hvað góð forysta felur í sér. Á tímum gervigreindar snýst forysta síður um að hafa yfirsýn yfir hvert smáatriði og meira um að skapa umhverfi þar sem fólk, ferlar og tækni vinna vel saman.

Víða eru fyrirtæki að færa endurtekin og tímafrek verkefni yfir í lausnir sem studdar eru af gervigreind. Það getur skapað mikið svigrúm fyrir starfsfólk til að einbeita sér að verkefnum sem krefjast dómgreindar, samskipta og fagþekkingar. En þessi breyting skilar sér ekki sjálfkrafa.

Í upphafi upplifa margir til dæmis:

• óvissu um hlutverk sitt
• kvíða gagnvart breytingum
• aukið álag vegna nýrra verkfæra

Ávinningurinn kemur yfirleitt ekki fram fyrr en nýja tæknin er orðin hluti af raunverulegu vinnulagi, en ekki bara viðbót ofan á það sem fyrir er. Það er fyrst þegar starfsfólk finnur að verkfærin einfalda daginn, stytta ferla eða bæta gæði vinnunnar sem breytingin fer að skila raunverulegu virði.

Þar liggur eitt mikilvægasta hlutverk leiðtoga: að hjálpa starfsfólkinu yfir þennan þröskuld og tryggja að tæknin styðji vinnuna í stað þess að flækja hana.

Þjónustuhugsun getur hjálpað leiðtogum að horfa ekki eingöngu á tæknina sjálfa heldur á upplifun fólksins sem á að vinna með hana á hverjum degi. Hér eru fimm atriði sem vert er að hafa í huga.

1. Hugsaðu um starfsfólk sem notendur, ekki bara framkvæmdaaðila 
   Ef nýtt gervigreindarverkfæri sparar tíma í Excel-skjali en gerir vinnudaginn flóknari í raunveruleikanum, þá er eitthvað ekki að ganga upp. Góð innleiðing byrjar á því að skilja hvar tæknin nýtist í raun, hvar hún styður einbeitingu og hvar hún verður einfaldlega til trafala.
2. Innleiðing tekst best þegar hún er unnin með fólkinu sem sinnir verkinu 
   Bestu lausnirnar verða sjaldnast til þegar nýtt tól er einfaldlega kynnt ofan frá. Þær verða til í samtali milli sérfræðinga, stjórnenda og þeirra sem nota kerfin í daglegu starfi. Forysta í gervigreind snýst því ekki bara um að velja rétt verkfæri heldur um að móta sameiginlegt vinnulag.
3. Horfðu á ferlið í heild, ekki bara eitt verkfæri
   Gervigreind kemur oft inn í miðju ferli, til dæmis með drögum að texta, tillögu að svari eða samantekt gagna. En til að hún skili árangri þarf að huga að samhengi: Hvenær er hún raunveruleg hjálp, hvenær þarf mannlegt mat og hvenær er betra að kerfið stígi til hliðar?
4. Fólk þarf að finna að breytingin skipti máli
   Traust á nýju vinnulagi byggist ekki á flottum glærum heldur upplifun. Ef starfsfólk sér að ferlar verða einfaldari, skrefin færri og ábyrgðin skýrari, þá vex viljinn til að tileinka sér breytinguna. Áþreifanlegur ávinningur skiptir meira máli en falleg loforð.
5. Heildarsýnin skiptir meira máli en stök verkfæri
   Eitt gervigreindarverkfæri leysir ekki menningar- eða skipulagsvanda. Ef væntingar, mælikvarðar og stjórnunarhættir haldast óbreyttir er hætt við að tæknin festist á jaðrinum. Verkefnið er því stærra en tæknivalið eitt og sér.

Góð forysta samræmir tæknina, menninguna og daglega upplifun starfsfólks þannig að allt vinni í sömu átt.

Á tímum gervigreindar verður forysta í auknum mæli að þjónustu. Hún felst í því að setja skýran ramma, eiga traustvekjandi samskipti og hjálpa fólki að átta sig á því hvernig ný vinnubrögð eiga að styðja við raunveruleg verkefni.

Fundir, tölvupóstar, ferlar og dagleg samskipti eru allt snertifletir þar sem fólk finnur hvort breytingarnar séu að hjálpa eða ekki. Það er því gagnlegt að spyrja reglulega: Hjálpar þetta mér í vinnunni? Er þetta einfalt í notkun? Og er þetta skýrt og sanngjarnt?

Að lokum

Gervigreind breytir ekki vinnunni ein og sér. Hún skapar aðeins virði þegar fólk skilur hana, treystir henni og nýtir hana á þann hátt sem bætir daglegt starf. Þess vegna er lykilverkefni leiðtoga ekki bara að innleiða ný tól heldur að móta aðstæður þar sem tæknin hjálpar fólki að vinna betur.

Ef nýtt vinnulag krefst stöðugt langra útskýringa er líklegt að það sé ekki enn orðið nógu skýrt. Þegar gervigreind er vel innleidd ætti hún að styðja vinnuna á eðlilegan, gagnlegan og trúverðugan hátt.