Getum við aukið framleiðni fyrirtækja með snjöllum öppum?
Geta fyrirtæki og stofnanir nýtt sér öpp til þess að spara, auka sölu eða bæta þjónustu?
Útbreiðsla snjalltækja hefur verið hreint út sagt ótrúleg undanfarin ár. Í rannsókn sem MMR greindi frá haustið 2012 kom fram að 54% landsmanna ættu snjallsíma og samkvæmt rannsóknum Hagstofu Íslands tengdust 20% landsmanna netinu spjaldtölvu með snertiskjá í fyrra. Framboð á þessum tækjum eykst stöðugt og ekkert lát virðist vera á notkun þeirra.
Ekki bara Candy Crush og Angry Birds
Þessu hefur fylgt að ný grein hefur orðið til í upplýsingatækni sem er framleiðsla og sala á svokölluðum „öppum“en hugtakið app er notað yfir forrit fyrir snjalltæki hverskonar. Margir tengja reyndar öpp við afþreyingu, litla leiki og fleira í þeim dúr. Það speglast ef til vill í því að app hefur stundum verið þýtt sem „smáforrit“ Þetta er kannski ekki alveg sanngjarnt þar sem mörg af þeim öppum sem eru í almennri notkun eru engin smá forrit. Þau geta verið bæði afar hagnýt og „háalvarleg.“ Sem dæmi má nefna Google Maps, 112 appið, Google Skymap, Leggja.is og Bensínvaktin svo eitthvað sé nefnt.
En hvað með atvinnulífið og hið opinbera? Geta fyrirtæki og stofnanir nýtt sér öpp til þess að spara, auka sölu eða bæta þjónustu? Er hægt að auka framleiðni með snjöllum öppum sem starfsmenn geta gripið til í dagsins önn? Stutta svarið við þessu er einfaldlega já, það getur verið mikill ávinningur af því fyrir fyrirtæki að nota sérhæfð öpp fyrir snjalltæki.
Innsláttur gagna beint í miðlæg upplýsingakerfi
Ferlar hjá mörgum fyrirtækjum og stofnunum byggja á því að upplýsingar séu skráðar á pappírseyðublöð sem þarf svo að slá inn í upplýsingakerfi fyrirtækisins. Þetta býður upp á umstang við eyðublöð sem þarf að flokka, setja í möppur og skila inn á rétta staði. Notkun pappírseyðublaða felur oftar en ekki í sér tvíverknað og villuhættu. Það eru þegar til mörg dæmi um öpp sem gera starfsmönnum mögulegt að slá inn upplýsingar beint inn í upplýsingakerfi. Þetta getur verið sérstaklega dýrmætt í heilbrigðisgeiranum þar sem ekkert má fara á milli mála enda líf og heilsa manna undir.
Sala hvar og hvenær sem er
Tengja má forrit í snjalltækjum beint við viðskiptalausnir og nýta þau til að kalla fram vörulista sem sölumaður getur sýnt viðskiptavini hvar og hvenær sem er. Klára má söluferlið rafrænt með slíkum öppum. Þetta getur auðveldað sölufólki að loka málum á staðnum og þannig stytt söluferla umtalsvert og flýtt afgeiðslu sölupantana.
Miðlun upplýsinga til starfsmanna og viðskiptavina
Nýta má einföld forrit til að koma út skilaboðum til starfsmanna. Þá er skilaboðunum „ýtt út“ á þau símtæki sem hafa viðkomandi app. Þetta getur auðveldað samskipti, sérstaklega þegar starfsmannahópurinn er dreifður á margar starfsstöðvar eða mikið á ferðinni. Eins má nota slíka lausn til að koma upplýsingum til viðskiptavina, t.d þegar ný frétt kemur á vef sem er sjaldan uppfærður.
Vöruhús og lagerhald
Auðvelda má starfsfólki sem vinnur við lagerhald vinnu sína með því að gefa því aðgang að sérhæfðum vöruhúsaappi sem nýtist við vörutalningu, vörumóttöku og vörutiltekt.
Aðgengi að viðskiptaupplýsingum
Möguleikar aukast stöðugt á því að gefa stjórnendum aðgang að myndrænum upplýsingum úr rekstri fyrirtækja. Þetta má gera með því að tengja öpp beint við viðskiptagreindarlausnir.
Rafræn staðfesting á móttöku afhendingarseðla með snjalltæki
Staðfesting á móttöku á afhendingaseðli hjálpar fyrirtækjum að gera alla viðskiptaferla rafræna. Ein af þeim lausnum sem Advania hefur þróað í þessu skyni er fyrir Android stýrikerfið og má tengja hvaða viðskipta- eða bókhaldskerfi sem er.
Ljón í veginum
Það eru takmarkandi þættir sem þarf að hafa í huga. Til dæmis þarf að velja í hvaða forritunarumhverfi appið á að keyra. Þar stendur valið helst á milli Android, iOS (Apple) og Windows. Aukakostnaður fellur til ef þróa á appið fyrir mismunandi stýrikerfi. Skoða þarf hvaða snjalltæki eru í notkun hjá starfsfólki nú þegar og meta hvort útvega eigi öllum eða sumum ný tæki svo þeir geti notað app sem fyrirtækið hyggst nýta í sinni starfsemi.- Einfaldleiki; Gæta verður að því að appið sé einfalt í notkun, það virki rétt og að notendur kunni að nýta það til hins ýtrasta. Sama gildir um öpp og annan hugbúnað: ónotendavænar eða gallaðar lausnir eru einfaldlega ekki notaðar.
- Öryggi; Huga þarf að öryggismálum og aðgangsstýringum, tryggja verður að óviðkomandi aðilar geti ekki nýtt öppin til að komast í viðkvæm gögn eða nýtt þau til að valda skaða á rekstri fyrirtækisins. Gæta skal að því að oft er óþarfi að forrita alla virkni í framenda heldur má sækja einstaka virkni í bakendakerfi.
- Tengingar; Að síðustu er rétt að skoða hvernig gagnatengingum er háttað hjá þeim sem nota eiga viðkomandi app. Gagnatengingar geta verið misgóðar eftir því hvar notandinn er staddur. Stundum þarf hreinlega að gera ráð fyrir því að notandi geti notað appið án þess að vera nettengdur.
Í upphafi skyldi endinn skoða
Áður en ákveðið er að innleiða eða forrita nýtt app gildir það sama og í annarri hugbúnaðarþróun. Það margborgar sig að greina þarfir og ætlaðan ávinning af nýja appinu vandlega áður en rokið er af stað í forritunarvinnu. Oft getur verið betra að þróa vefi sem henta snjalltækjum en það getur þýtt að sama lausnin getur nýst á ólíkum tækjum. Það er reynsla okkar sem vinnum í þessum málum hér hjá Advania að fyrirtæki og stofnanir sem hafa áhuga á því að færa starfsfólki sínu öflug vinnutæki í snjalltækin sín hámarka ávinninginn með góðum undirbúningi, hnökralausri forritunarvinnu og vandaðri innleiðingu.